FAQ – Fragen & Antworten

1) Allgemeines & Leistungen

Was macht WHO-Events genau?
Wir planen, gestalten und realisieren Corporate-Events aller Größen – von Tagungen, Kongressen und Messen über Mitarbeiter- und Kundenevents bis zu hybriden und digitalen Formaten. Dazu liefern wir die komplette Veranstaltungstechnik (Ton, Licht, Video/Streaming, Bühne, Rigging) inklusive Projektleitung, Auf-/Abbau und Betreuung vor Ort.

Für wen arbeiten Sie?
Wir arbeiten branchenübergreifend – von Industrie, Handel und Verbänden über Hotellerie, Venues, Open Air, Privatkunden, Agenturen, und Messen bis hin zu öffentlichen Einrichtungen. Jede Veranstaltung wird individuell geplant und technisch umgesetzt.– regional in NRW, deutschlandweit und auf Wunsch international (remote/hybrid).

Was ist der Vorteil einer Eventagentur gegenüber Einzelbuchungen?

Mit WHO-Events haben Sie alles aus einer Hand: ein Ansprechpartner, eine abgestimmte Planung und perfekt aufeinander abgestimmte Technik. Das spart Zeit, reduziert Kosten und minimiert Risiken. Statt sich um verschiedene Anbieter kümmern zu müssen, erhalten Sie bei uns eine rundum stressfreie Eventplanung.

Welche Eventarten decken Sie ab?
Firmenevents, Tagungen & Konferenzen, Messen/Expo, Versammlungen, Presse- und Produktpräsentationen, hybride/Streaming-Formate u.v.m. (Hybride Events sind heute Standard in der Branche.)

Gibt es eine erste Beratung?
Ja – wir klären Ziele, Rahmen und Budget in einem unverbindlichen Erstgespräch. Viele Agenturen handhaben das ebenso (oft kostenlos) und sind am Eventtag persönlich vor Ort.

Wie läuft ein Projekt mit WHO-Events ab?
Briefing → Konzept/Skizzen → Angebot → Site-Survey/Technik-Check → Detaillierte Planung (Strom, Rigging, Ablauf, Sicherheit) → Logistik → Aufbau/Probe → Showcall/Betreuung → Abbau → Nachbereitung.

Arbeiten Sie auch „nur Technik“ ohne komplette Eventplanung?
Ja. Du kannst uns als Full-Service oder reinen Technik-Dienstleister buchen (z. B. nur Ton/Licht/Video, Bühne, Streaming).

2) Planung, Konzept & Location

Helfen Sie bei der Locationsuche?
Ja. Wir schlagen passende Locations vor und prüfen Machbarkeit (Strom, Zugänge, Deckenlast, Akustik, Lichtschutz), damit die Technik später reibungslos läuft. Das ist gängige Agenturpraxis.

Kommen Sie für eine Begehung (Site-Survey / on site) vorbei?
Ja. Bei komplexen Produktionen ist eine Vor-Ort-Begehung Standard – wir messen, fotografieren, klären Zufahrten, Lasten und Fluchtwege.

Wer koordiniert die Abstimmung mit der Location?
Auf Wunsch übernehmen wir die komplette Kommunikation (Zeitpläne, Zugänge, Brandschutzauflagen, Abnahme). Viele Technikdienstleister stimmen sich „autark“ mit Locations ab – wir ebenfalls, wenn ihr möchtet.

3) Technik: Ton, Licht, Video/Streaming, Bühne

Welche Technik setzen Sie ein?
Bei WHO-Events setzen wir ausschließlich auf professionelle Veranstaltungstechnik namhafter Hersteller wie Sennheiser, Allen & Heath oder Turbosound, die wir regelmäßig warten, prüfen und auf dem neuesten Stand halten. Je nach Art und Größe der Veranstaltung wählen wir die passende Ausstattung. Unser Ziel: Technik, die im Hintergrund zuverlässig funktioniert und im Vordergrund beeindruckt.

Können Sie auch reine Sprach-/Konferenztechnik liefern?
Ja: Funkstrecken/Headsets, Pult- und Saalmikros, Konferenz- und Dolmetschertechnik, Zuspieler, Audiorecording. (Konferenz- & Präsentationstechnik ist ein gängiger Bestandteil professioneller Veranstaltungsdienstleister.)

Was ist bei Licht und Bühne möglich?
Von dezentem Konferenz-Licht (Key-/Fill-/Backlight) über szenische Akzente bis Show-Licht mit Programmierung. Bühnengrößen modular, Rückwände, Traversensysteme/Rigging, Rednerpulte, Möbel – alles skalierbar.

Bieten Sie Videotechnik & Livestreaming?
Ja: Kamerazüge, Regie, Zuspielung, LED-Wand/Projektoren, Bildregie (PP/Key-Fill), Grafik/Lower-Thirds, Recording und Streaming zu Plattformen (Teams, Zoom, Vimeo, YT, RTMP). Für hybride Events gibt’s Interaktionstools (Q&A, Polls, Chat).

Wie stellen Sie gute Akustik sicher?
Durch Site-Survey, korrekte Lautsprecherplatzierung, Delay-Lines, Frontfill, Nearfill, entzerrte Presets, EQ/Phase-Management und Pegelsteuerung – gemessen und dokumentiert.

Haben Sie Redundanzen?
Bei kritischen Signalen und Streams arbeiten wir mit Backup-Feeds (z. B. Secondary Encoder/Upload, Ersatz-Player, USV/Notstrom-Puffer) und getrennten Stromkreisen, um Ausfallrisiken zu minimieren.

4) Strom, Logistik & Zeitpläne

Welche Stromanschlüsse brauchen wir?
Je nach Setup: vom Schuko-Stromkreis bis CEE 16A/32A/63A mit Unterverteilungen. Wenn bei einer Veranstaltung besonders viel Strom benötigt wird, setzen wir auf Powerlock – ein robustes Hochstrom-Stecksystem, das eine sichere und zuverlässige Energieversorgung gewährleistet. Wir planen die Lasten (Ton/Licht/Video getrennt), bringen Verteilungen/Kabel und sichern diese nach VDE. Sollte vor Ort nicht genügen Strom zur Verfügung stehend, kümmern wir uns selbstverständlich um mobile Stromerzeuger.

Wie laufen Anlieferung und Aufbau?
Wir sprechen Zufahrten, Ladezonen und Zeiten mit der Location ab, planen Crew/Transport und bauen so, dass Proben rechtzeitig starten. Abbau erfolgt unmittelbar nach dem Event – leise/ordnungsgemäß.

Wie viel Vorlauf ist sinnvoll?
Die ideale Vorlaufzeit hängt stark von der Größe und Komplexität Ihrer Veranstaltung ab

Grundsätzlich gilt: Je früher wir eingebunden sind, desto effizienter und kostensparender lässt sich planen. Viele Zusatzkosten oder Engpässe lassen sich vermeiden, wenn wir die Anforderungen rechtzeitig kennen. Natürlich reagieren wir auch auf kurzfristige Anfragen flexibel – unser erfahrenes Team und unsere eigene Technik machen es möglich, auch in enger Zeitplanung eine professionelle Umsetzung zu gewährleisten.

5) Personal, Regie & Ablauf

Wer betreut die Technik während der Veranstaltung?
Erfahrene Techniker:innen (Fachkräfte für Veranstaltungstechnik: Ton/Licht/Video), Stage-Manager und ein:e Projektleiter:in. Optional Showcaller/Regie, Dolmetsch-Koordination..

Übernehmen Sie die Ablaufplanung (Timings, Cues)?
Ja. Wir erstellen Ablauf-/Regiepläne, führen Proben und koordinieren alle Gewerke (Catering, Location, Referent:innen, Security).

6) Recht, Sicherheit & Genehmigungen

Wer ist für Sicherheit und Auflagen zuständig?
Wir planen nach gängigen Normen (z. B. VDE, DGUV) und stimmen uns mit der Location ab. Fluchtwege, Lasten, Brandschutz und Lautstärken (Immissionsschutz) werden beachtet. Bei Behördenauflagen (z. B. Sondernutzung) unterstützen wir.

Brauchen wir GEMA/GVL-Meldungen?
Bei Musiknutzung oft ja – abhängig von Art/Öffentlichkeit des Events. Wir beraten bei der Einstufung; Meldung und Gebühren sind i. d. R. vom Veranstalter zu tragen.

Können wir Aufzeichnungen/Streams veröffentlichen?
Ja, sofern Rechte geklärt sind (Speaker-Einwilligungen, Musikrechte, Markenrechte). Wir stellen auf Wunsch Einverständniserklärungen/Templates.

7) Hybrid/Digital & Datenschutz

Wie funktionieren hybride Events?
Vor Ort + Livestream. Teilnehmer:innen können digital Fragen stellen, Votings abgeben oder Breakouts besuchen. Wir kümmern uns um Plattform, Bild-/Ton-Qualität, Datenschutz (DSGVO) und sichere Zugänge.

Wie schützen Sie Daten?
Zugriffsschutz (Passwörter/Tokens), DSGVO-konforme Tools, auf Wunsch Hosting in der EU, Aufbewahrungsfristen/-orte nach Absprache.

8) Budget, Angebot & Bezahlung

Wie entsteht das Angebot?
Transparente Einzelpositionen (Technik, Personal, Logistik, Planung) mit Alternativen/Optionen. Auf Wunsch Budget-Cap mit Prioritäten-Liste.

Ist eine Anzahlung nötig?
Das hängt von Projektgröße und Vorlauf ab. Wir richten uns nach dem, was für beide Seiten sinnvoll und vereinbart ist.

Können Sie Kosten sparen helfen?
Ja – durch smarte Technik-Dimensionierung (z. B. LED statt Projektion, Säulen-PA für Sprache), gebündelte Logistik, modulare Bühne, lokale Crews und effiziente Laufwege.

9) Miete/Verleih & Eigenaufbau

Verleiht WHO-Events Technik auch ohne Betreuung?
Ja – ausgewählte Systeme können inklusive Einweisung gemietet werden (z. B. kleine PAs, Mikrofone, Präsentationstechnik). Seriöse Verleiher bieten leicht bedienbares, transportfreundliches Equipment und erklären den Aufbau bei Abholung – das ist branchenüblich.

Was passiert, wenn etwas kaputtgeht?
Wir setzen auf robustes Material, geben Hinweise zur sicheren Nutzung und bieten optionalen Versicherungsschutz/Kaution. Schäden werden fair und transparent geregelt.

10) Nachhaltigkeit & Barrierefreiheit

Was tun Sie für nachhaltige Events?
LED-Licht, energieeffiziente Systeme, lokale Partner, kurze Transportwege, wiederverwendbare Bühnen-/Deko-Elemente, digitale Eventunterlagen, Abfalltrennung.

Machen Sie Events barrierefrei(er)?
Ja – Rampen/Wegeplanung, Induktionsschleifen, Untertitel/Livescribe im Stream, klare Beschilderung und kontraststarke Visuals. Wir beraten gerne frühzeitig.

11) Änderungen, Ausfälle & Notfälle

Was, wenn ein Speaker/Act kurzfristig absagt?
Wir halten Backups bereit (Ersatz-Mikrofone, alternative Zuspielungen, Remote-Schalte). Bei Acts/Referent:innen unterstützen wir bei Ersatz/Programm-Shuffle.

Was, wenn Technik ausfällt?
Kritische Komponenten sind doppelt vorhanden und es wird redundant gebaut. Außerdem getrennte Stromkreise/USV und ein erfahrener Tech-Support vor Ort.

Was ist bei schlechtem Wetter (Outdoor)?
Wir planen Wetterschutz (Bühnenüberdachung, Kabelwege, IP-Schutz), alternative Indoor-Szenarien und prüfen Windlasten/Rigging.

12) Nach dem Event

Bekommen wir Foto/Video-Mitschnitte?
Ja, wenn gebucht. Wir liefern Rohmaterial oder geschnittene Highlights – abgestimmt auf Social-Media/Website.

Gibt es eine Nachbesprechung?
Ja – mit Report (Ablauf, Technik, Reichweite bei Hybrid/Stream, Learnings) und Empfehlungen für kommende Veranstaltungen.

13) Kontakt & Verfügbarkeit

Wie starten wir?
Einfach Kontakt aufnehmen – wir klären Ziele, Eckdaten und erstellen schnell ein passgenaues Angebot. Viele Agenturen bieten hierfür eine unkomplizierte, ehrliche Erstberatung mit fester Ansprechperson.

Jetzt unverbindlich Beratung anfragen – oder rufen Sie uns direkt an:

+49 (0)2151 325 38 22